La comunicación organizacional es el conjunto
de acciones, procedimientos y tareas que se llevan a cabo para transmitir o
recibir información a través de diversos medios, métodos y técnicas de
comunicación interna y externa con la finalidad de alcanzar los
objetivos de la empresa u organización. A través de la comunicación organizacional se
establecen estrategias de desarrollo, productividad y relaciones internas y
externas a fin de obtener un mejor desempeño por parte del recurso
humano, por lo que su finalidad se relaciona con los logros, éxitos o fracasos
de una empresa u organización.
A su vez, la comunicación organizacional permite que los procesos internos
de trabajo se desarrollen correctamente, exista un óptimo clima de trabajo y se
alcancen los objetivos propuestos.
Para establecer la gestión eficaz y eficiente de una empresa u
organización, la comunicación es una herramienta de vital importancia. Es un
medio que permite conocer los logros, los alcances o solucionar las
dificultades de las personas que trabajan en los diferentes departamentos de
una empresa.
TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Comunicación Interna:
A través de la
estructura de la empresa u organización, facilita el proceso de comunicación
para el personal con el objeto de:
- · Promover la comunicación entre el personal.
- ·
Facilitar la integración entre el personal y la organización.
- ·
Fortalecer la cohesión del personal.
- · Contribuir y facilitar espacios para el intercambio de información.
Comunicación Externa:
Consiste en diseñar y
transmitir información desde la empresa u organización para el público,
comunidad o sociedad, a través de los diferentes canales de comunicación para
mantener las relaciones externas o públicas.
- ·
Dan a conocer los bienes o servicios que se producen en la empresa a través
de publicidad, donaciones o patrocinio.
- ·
Se sostienen las relaciones con instituciones gubernamentales para llevar a
cabo pago de impuestos y estar constantemente actualizado ante las
responsabilidades legales a cumplir.
- ·
Se mantienen las relaciones interinstitucionales a fin de formalizar
alianzas, desarrollar proyectos o estrategias de mercado.
Comunicación Escrita:
Se caracteriza por
transmitir mensajes concretos y claros. A su vez proporciona un respaldo a la
empresa porque queda un registro o referencia de lo que se comunica. Algunos
ejemplos son los boletines internos, convocatorias, encuestas o memorándum.
Comunicación oral:
Este tipo de
comunicación se caracteriza porque existe la probabilidad de que la información
no se entienda del todo bien y se generen dudas o malos entendidos. Puede ser
formal al realizarse una reunión, asamblea o conferencia, o informal si es una
conversación ocasional entre compañeros de trabajo.
Por otra parte, los
avisos, murales o señalizaciones forman parte de la comunicación organizacional
no verbal.
FLUJOS DE COMUNICACIÓN
Comunicación Descendente:
La información se
transmite desde las altas jerarquías hacia los demás subordinados. Forma parte
de la cultura organizacional de las empresas de autoridad centralizada. Se
comunican las tareas u obligaciones según el orden de las demás dependencias y
sus responsabilidades. Esta comunicación se da a través de informes,
memorándum, cartas, entre otros.
Comunicación Ascendente:
La información es
aportada desde los niveles de jerarquía más bajos o por parte de los
subordinados, hasta las dependencias más altas o los jefes. Esto es posible
cuando se toma en cuenta la importancia de la comunicación que aportan los
trabajadores como una forma de retroalimentación de lo que ocurre en la
empresa. Esta comunicación se da a través de llamadas telefónicas, reuniones
periódicas, entrevistas, entre otros.
Comunicación horizontal o cruzada:
Es la que se establece
entre miembros que tienen niveles de jerarquía similares. Se caracteriza por
transmitir la información con mayor rapidez, coordinar actividades, solucionar
problemas o tomar decisiones sobre algún departamento. Esta información se
comunica a través de reuniones, trabajo en equipo, vía telefónica, entre otros.
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACONAL
Muchas empresas deben
sus logros, alcances o fracasos a la comunicación organizacional. Por tal razón
es muy importante comunicar y transmitir información clara y precisa que esté
al alcance de todos los trabajadores y que llegue a través de los diferentes
canales de información.
Sin embargo, existen
diversas barreras en la transmisión de información que se pueden originar desde
el emisor, un mensaje confuso, el receptor o en la retroalimentación de la
información, lo que puede ocasionar diversos problemas.
- · Transmitir información confusa o poco precisa.
- · Distorsión del mensaje a medida que se va transmitiendo por los diversos canales de comunicación.
- · Pérdida de información por parte de quienes la comunican.
- · Ofrecer información demás o innecesaria.
- · Si es un mensaje no escrito, se puede distorsionar su contenido.
- · Fallas de las herramientas tecnológicas: redes internas, sistemas colapsados.
- ·
Barreras de contexto internacional por obstáculos como el idioma o
expresiones culturales.
La comunicación
organizacional es de vital importancia para llevar a cabo la gestión de una
empresa u organización. Es un intercambio constante de información que permite
desarrollar métodos o dar solución a la actividad que se lleve a cabo, para
prestar un bien o servicio de calidad.
ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Definitivamente para poder crear un ambiente laboral
agradable para todo el personal es necesario crear ciertas estrategias de
comunicación. No solo interna, sino además externas. Que le permita a su
personal estar agradado en su lugar de trabajo. Ya que un personal feliz, le
aseguramos que trabajará de mejor manera.
1- Pautas para mejorar la comunicación en su organización
Es importante que la información que usted desea dar a
conocer a todos sus empleados esté
siempre visible. Esto para todos por todos los medios que sea posible. Incluso
puede ser bueno crear una pizarra donde poner todos los comunicados
importantes.
Debe evitar en la medida de lo posible las
contradicciones en la información y malos entendidos. Así tendrá la certeza de
que no tendrá confrontaciones fuertes y desagradables para la organización.
La información importante se debe mostrar por escrito. Se
le puede enviar al empleado por medio de una carta. Aunque en otras
comunicaciones puede ser suficiente con el teléfono dando con el emisor
adecuado o en reuniones de trabajo.
2- Tome siempre en cuenta las propuestas de sus empleados.
Sean cuales sean, ellas son fundamentales para el buen
funcionamiento de su organización, por muy pequeñas que en ese momento las vea.
Además si lo hace sentir importante, evitará que en el
futuro no desee opinar así su intervención sea relevante para algún proceso. Su
empleado se debe sentir escuchado y atendido. Ojo, no estamos diciendo que
cumpla con la propuesta o haga lo que desea, es solamente hacerle saber que
valoran su propuesta y que estudiarán su ejecución.
3- Realice reuniones frecuentes con sus empleados
Esta es una de las estrategias para mejorar la
comunicación de una empresa que más ayuda. Ya que le da la oportunidad de crear
un vínculo más fuerte con su empleado. Además de abordar temas de diferente
índole que le fortalecerá el clima organizacional.
Por supuesto, no debe haber favoritismos en el lugar de
trabajo. Hay que tratar a todos los trabajadores por igual. Indiferentemente si
algunos se consideran mejor que otros, a las personas les gusta sentirse
valoradas y eso incidirá negativamente en su trabajo.
Si usted considera necesario, ya que en su opinión, un
experto puede tener mayor y mejores resultados, entonces consulté con
especialistas externos en comunicaciones organizacionales. Un punto de vista de
fuera de la empresa puede ser realmente interesante.
4- Algunas técnicas para mejorar la comunicación
- Defina de manera clara, precisa y concisa cuáles son los objetivos de su organización.
Pregúntate qué desea lograr y cómo quiere hacerlo.Cuando
los empleados saben cuáles son los objetivos que se deben lograr de forma clara
y concreta es más fácil que puedan aportar con ideas e iniciativas. Esto evita
pérdidas de tiempo innecesarias.
- Reúnase con su equipo de manera constante para determinar los objetivos cumplidos…
… esto además le dará la oportunidad de conocer las incomodidades que pudieran
existir. Si el equipo completo conoce los logros y los problemas, es más seguro
entre todos poder llegar a la solución.
Ofrezca a su personal las herramientas necesarias de
comunicación. Con la nueva era tecnológica, son muchos los implementos que
están a su favor. Desde luego le recomendamos que no abarrote a sus empleados
con todas. Solo debe determinar cuáles son las más indicadas para su
organización.
Cuando una persona se siente parte de un equipo y se
identifica con las metas a lograr, refuerce siempre el trabajo en equipo. No
son uno, son todos por todo. Es más fácil que realice un trabajo productivo sin
supervisión. A diferencia de un trabajador que va a la oficina por cumplir el
horario y obtener un rédito económico.
- No dude un solo instante es invertir en la capacitación constante de sus empleados…
… ya que así se consideran tomados en cuenta y que no
solo son empleados. Sienten que son parte de una organización que desea su
mejoramiento profesional y personal.
Mantenga siempre la comunicación directa con sus
empleados. Conózcalos, de ser posible por nombre de pila. Sepa cuál es su
función dentro de la organización. Escúchelo siempre. Dedíquele al menos unos
pocos instantes al día.
Uno de los puntos más resaltantes y que muchas empresas
han optado por el buen resultado que les ha logrado, son los eventos
recreacionales. Sus empleados necesitan conocerse y conocerlo en un ambiente
fuera del laboral. Construya una relación más personal con sus empleados y
compañeros.
Información obtenida de: https://www.significados.com/comunicacion-organizacional/ y https://www.emprender-facil.com/es/estrategias-para-mejorar-la-comunicacion-en-una-empresa/
